電子信息技術的發展給國際商務往來帶來了極大的便利,十幾年前還十分普遍的電報、電傳通訊方式已逐漸被表達明確、直接快捷的現代通信方式——電子郵件取而代之。

  作為現代商務交流重要的溝通形式,商務英語電子郵件正起著越來越重要的作用,已經成為國際商務溝通最基本的聯絡方式。

商務英語
 

  據調查,在商務交往中約有90%的人利用電子郵件來聯系業務,人們經常需要與不認識的或不甚了解的人打交道,這就要求在傳遞信息的過程中要盡量避免出現錯誤和誤解,還要盡可能地縮短發件者和收件者處理這些信息的時間。

  然而,電子郵件的快速普及往往會讓人忽視其應有的規范,在國際商務中,一封不規范的商務電子郵件,不僅會有損公司的形象,也可能會令人費解。若出現信息錯誤,輕則導致溝通失敗,重則帶來經濟損失。因此,需要建立一種國際間普遍認可的交流原則,讓來自于不同文化背景、使用不同母語的人能順利地進行交流。

  禮貌和合作原則是現代語言學中重要的會話理論,它不僅充分體現在會話中,在書面語篇中也被廣泛實施。由于電子郵件的往來與面對面的會話交流同樣具有真實地、有目的的表情達意的功能,因此,指導會話交流的合作與禮貌原則對這種基于商務電子郵件的書面交際同樣適用,在國際商務活動中,如果英語電子郵件的作者不了解必要的合作與禮貌策略以及相應的語言表征方式,會有引起語用失誤,進而破壞雙方友好合作關系的危險。

  一、電子郵件中的禮貌原則

  盡管合作原則概括了人類交際的本質特點,但語用學領域的進一步研究發現,人們在交際過程中并不總是遵循合作原則,常常會故意違反某一準則,但這一定是為了傳遞一些符合合作原則的信息,使用間接婉轉的方式表達一些含蓄的意思,

  例如:

  A:We’ll all miss Bill and Agatha,won’t we?

  B:Well,we’ll all miss Bill。

  例句中,根據合作原則,B違反了量的準則,只說Bill,而不提Agatha,B這樣做顯然是有意的。由于某種原因他可能并不喜歡Agatha,但礙于情面,不便直說,使得他違反合作原則。

  為了解釋這一現象,20世紀80年代英國語言學家Leech在Grice“合作原則”的基礎上,從修辭學、語體學的角度出發,提出了著名的“禮貌原則”(Politeness Principle),其中包括得體、慷慨、贊譽、謙遜、一致和同情等六類,這些準則及次準則的核心內容為:盡量使自己吃虧,而使別人獲利,以取得對方的好感,從而使交際順利進行,并使自己從中獲得更大的利益。

  二、電子郵件中的合作原則

  美國哲學家Grice(1975)認為在日常交際中人們總是在遵守著一套相互合作的基本原則,旨在有效地使用語言以達到交際目的。他在20世紀70年代提出了會話的合作原則(Cooperation Principle),其中包括了數量準則、質量準則、方式準則和相關準則等四條基本準則。

  合作原則要求所提供的信息數量適中、真實可靠、清楚簡潔、緊扣主題。遵守了這些準則,交流者就能以最直接的方式和最合適的語言進行交際,達到最佳交際效果。

  商務電子郵件作為一種新興的現代商務交流工具,是收信和發信雙方真實的互動交際的產物,要求寫信人遵守合作與禮貌原則。一方面,寫信人需遵守合作原則,采用“合作”策略,及時回復,確保信息數量適中、真實可靠、清楚簡潔,并能緊扣主題。

  另一方面,寫信人還需考慮禮貌因素,尊重收信人對“面子”的心理需求,在把握好禮貌原則的度的前提下,實施積極的禮貌策略??傊?,在撰寫國際商務電子郵件時,應遵循郵件信息明了、內容完整、準確無誤、簡明扼要、禮貌周到的原則。